Módulo de Producto

Este módulo contiene los conceptos esenciales y necesarios para describir los productos en el Tryton, también veremos las propiedades básicas de los productos, sus configuraciones y otras funcionalidades con las cuales podremos tener una amplia gama de preferencias y utilidades que se adapten a los productos que maneja.

En el menú que se encuentra al lado izquierdo del Tryton podremos ver el menú del módulo de producto y sus respectivos submenús, los cuales se explicarán a continuación.

Configuración

La Configuración del módulo de productos contiene los ajustes que se utilizan para configurar el comportamiento y los valores por defecto de los elementos asociados a los productos. Por ejemplo, hay opciones de configuración para que las secuencias que relacionan a los productos se generen automáticamente, siendo algunos de estas, el código único que identifica a cada producto, una variante del mismo o procesos que se vínculan a los productos, como lo puede ser un mantenimiento, una compra o una venta según sea el caso.

Encontraremos en la ruta:

• Configuración

  • Configuración

Métodos de coste por defecto: donde podremos indicar la manera en la que el Tryton calculará los costos de cada producto/servicio.

• Fijo: indica que este costo no cambiará y a pesar de que el costo del producto aumente, para el Tryton se mantendrá intacto.

• Promedio: se tendrán en cuenta todos los valores de los productos para hacer el costeo. La forma de calcular un promedio es sumando todos los valores del costo de los productos y dividirlo por la cantidad de productos.

Importante

Sin importar cual método elija en las configuraciones, se mostrará por defecto para cada producto que se vaya a crear, pues en la creación de los productos este campo es obligatorio.

Secuencia del producto: las Secuencias del producto son un orden serial que se le asigna a determinado artículo al ser creado en el Tryton, este código es único para cada producto. Igualmente, las Secuencias de la variante son un orden en serie que se le asigna a cada variación de un producto determinado. Por ejemplo, si determinada referencia de un producto tiene alguna pequeña variación, ya sea en su color, peso, altura u otro atributo, podrá crearse como una variación de un producto y no como uno nuevo.

Advertencia

Si un producto es variante de otro o no, es un concepto que debe ser determinado por la empresa que lo comercializa.

Consejo

Si el producto es variante de algún otro, debe tener su propia secuencia de producto.

Tiempo de espera por defecto: es el tiempo de espera que relaciona el instante en que se hace la venta y el despacho o envío del producto en cuestión.

Advertencia

No confundir con la entrega al cliente.

Unidades de medida y categorías

El concepto de Unidad de medida proporciona las unidades con las que se mide la cantidad de un producto determinado. Estas medidas son bastante comunes; gramo, metro, milla, hectárea, hora, galón, etc. Cada una de estas unidades de medida pertenecen a una Categoría de medida.

Las categorías de esta sección se agrupan en la ruta:

• Productos

  • Configuración

    • Unidades de medida

      • Categorías

aquí encontraremos las categorías que engloban o cobijan a otras medidas conocidas, es decir, hay medidas que corresponden a sistemas de medidas diferentes, por ejemplo, el cm³ y el galón se usan para medir el volumen, pero son medidas que requieren una operación especial para pasar de una a otra, no obstante, la categoría de Volumen las reune y de la misma manera sucede con las otras.

• Longitud

• Peso

• Superficie

• Tiempo

• Unidades

• Volumen

aquí se agrupan las unidades de medida, como el metro, centímetro, milimetro, milla, pies, que hacen parte de la Longitud. Asimismo, hora, día, segundos, día de trabajo, hacen parte del Tiempo y de la misma manera para las demás unidades de medida y categorías.

Importante

Las Unidades como tal no tienen una medida definida, simplemente es el concepto de uno; un servicio o un producto, sin importar que medida pueda tener.

Consejo

Unidades es una categoría útil para vender un producto que no requiere o no precisa de este tipo de atributos, por ejemplo, una empresa que produce libros no requiere de sus medidas para darle un valor.

Si no quiere usar la categoría de Unidades y su producto no se mide con las unidades de medida que tiene el Tryton, puede crear ambas cosas de una manera sencilla. Por ejemplo, si necesita crear una categoría que mida el calor o la electricidad puede hacerlo.

Atención

A continuación se indicará como crear una categoría en las unidades de medida.

Crear una Categoría de producto es muy sencillo, lo único que debemos hacer es dar click sobre Nuevo y en la ventana que emergerá solo hay un campo que diligenciar y es el nombre de la Categoría. Posteriormente damos click en Guardar y con ese proceso queda creada nuestra categoría.

Ver también

Puede tomar como ejemplo la forma de crear una categoría en el módulo de Terceros, pues es el mismo procedimiento.

Las cantidades pueden convertirse a una unidad de medida diferente utilizando los índices o factores de la unidad de medida. También es posible especificar la precisión del redondeo y el número de dígitos decimales utilizados al redondear o mostrar los valores de la unidad de medida. En el Tryton hay 32 unidades de medida creadas por defecto, estas pueden usarse sin ningún inconveniente, no obstante, si el producto que maneja la empresa no es medible con las unidades existentes, puede crear una.

Para crear una unidad de medida damos click en Nuevo y se abrirá la siguiente pantalla:

Nombre: es el nombre de la unidad de media que vayamos a crear, si es de calor puede ser Kelvin, Celsius, Fharenheit, entre otras. Categoría: aquí colocamos la categoría que se creo para agrupar la unidad de medida, es decir, las primeras que observamos y engloban a las demás. Símbolo: se ubica el signo por el cual se reconoce la unidad de medida, por ejemplo para Kelvin se usa la letra K. Factor: es el factor de conversión entre unidades, pero este no lo usaremos. Dejarlo en 1 esta bien. Conversión: lo dejaremos en 1. Precisión de redondeo: se usa para calcular la cantidad del producto por su unidad de medida. Entre más precisa sea el redondeo mejor será el cálculo de la cantidad en la que un producto se comercializa. Decimales a mostrar: son los números que se mostrarán después de la coma. Ejemplo: 3,156 en caso de que sean tres decímales.

Damos click en Guardar y ya tendremos nuestra unidad de medida.

Peligro

A la hora de elegir la cantidad de decímales debe tener presente que este campo no puede modificarse una vez que sea almacenado en la base de datos.

Grupos de atributos

Esta parte es similar a las categorías que vimos anteriormente. Sabemos que un atributo es una característica de algo, en este caso del producto y siendo un grupo de atributos, se refiere a todo un conjunto de características que describen el producto en particular.

Al ingresar a:

• Configuración

  • Grupo de atributos

vemos dos grupos, uno denominado COLORES y otro llamado UNIDAD DE REFRACCIÓN. Esto quiere decir que cada producto tiene un atributo de color y otro de unidad de refracción. A su vez, estos están compuestos por otros atributos. Es decir, el producto debe llevar alguno de los atributos que componen los grupos COLOR y UNIDAD DE REFRACCIÓN. Estos pueden verse en la ruta:

• Configuración

  • Grupo de atributos

    • Atributos

Si queremos crear un Grupo de atributos, damos click en Nuevo (en la respectiva ruta) y diligenciamos:

Nombre:: nombre del grupo de atributos que pueda tener los productos en cuestión.

Y en la venta siquiente se asignan los atributos que han sido creados con anterioridad. Si ninguno de estos cumple con el grupo que ha creado, también podemos crear esos atributos. En otras palabras, estamos creando los elementos que hacen parte del grupo.

Para crear un atributo damos click en Nuevo (en la respectiva ruta) y llenaremos los siguientes campos:

Etiqueta: será la manera de identificar el atributo a la hora de asignarlo. Nombre: nombre del atributo. Tipo: se debe elegir la opción Selección y escribir los atributos en forma de pareja ordenada separadas por una coma.

NEGRO:NEGRO
ROJO:ROJO

click en Guardar y ahora podrá elegir este atributo en su grupo de atributos. aquí se agrupan las unidades de medida, como el metro, centímetro, milimetro, milla, pies, que hacen parte de la Longitud. Asimismo, hora, día, segundos, día de trabajo, hacen parte del Tiempo y de la misma manera para las demás unidades de medida y categorías.

Árbol de categorías y Categorias

Entre las opciones de Árbol de categorías y Categorías que se encuentran en el menú principal, solo hay una única diferencia; la forma como podemos visualizar las categorías. Pero primero vamos a explicar que son y para que sirven.

Las categorías son una especie de etiqueta que sirven para diferenciar un elemento de otro, es decir, para dividir de manera ordenada, ya sean, productos, terceros, cuentas, procesos de producción u otros elementos. Por ejemplo, dentro de los terceros no todos cumplen con las mismas funciones y/o roles para la empresa, las relaciones cambian y por ende, la manera en que los percibimos en el proceso administrativo. Sabemos que hay terceros que son clientes y otros que son proveedores, dentro de los proveedores hay diferencias también, si la empresa es una repostería, habrá quien suministre las bebidas, otro las materias primas para hacer pasteles, las vitrinas para exhibirlos y demás insumos necesarios para el proceso productivo y administrativo, del mismo modo se realiza con el manejo de los productos.

Es importante decir que las categorías tienen niveles, en Tryton se conocen como Padre e Hijos. No es necesario que cada categoría tenga un Hijo, pero cada categoría es en sí, un Padre o por lo menos debe tener uno. Veamos un ejemplo gráfico supuniendo que nuestra empresa ensambla biciletas.

Padre	Hijos
Marco GX	Sillín K
	Llantas K
	Cadena K
Marco QX	Sillín W
	Llantas W
	Cadena W

Importante

Vemos entonces como unas categorías tienen Hijos y otras no, pero esto no representa un error, recordemos que ddefinir las categorías depende del uso que cada persona/empresa decida darle.

Nota

Es importante mencionar que los Hijos también pueden tener Hijos. Veamos un ejemplo.

Padre	Hijos	Hijos
Marco GX	Llantas K	Pista
		Trocha
		Doble propósito

De esta manera es como una categoría puede a su vez tener Hijos. Ahora, para retomar un poco acerca de la forma en que se visualizan Árbol de categorías y Categorías, podemos decir que la primera muestra a los Padres y al dar click sobre ellas, se desplegan los Hijos, pudiendo observarlas como si fuera un árbol con sus respectivas ramas. La seguna muestra todas las categorías en renglones separados, es decir, cada categoría insluyendo la Padre, estarían en una línea.

Consejo

Para visualizar es mucho más amable para la vista y para el entendimiento hacerlo en forma de árbol.

Crear una categoría

Categoría sin Hijos:

aquí se observa la creación de una categoría que será Padre y no necesariamente debe tener Hijos.

Importante

Las categorías que serán Padre siempre se deberán crear en la ruta:

• Productos

  • Árbol de categorías

Categoría con Hijos:

aquí se observa la creación de una categoría Padre con su respectivo Hijo. También se ve que a la hora de asignar un Hijo, a este se le puede crear un Hijo, es decir que de una sola vez puede crearse un Padre => Hijo => Hijo.

Crear solo Hijos

podemos ver que otra forma de crear una categoría es a través de la ruta:

• Productos

  • Árbol de categorías

    • Categorías

Prudencia

Es posible crear únicamente Hijos, como puede verse en la última imagen animada. La forma de hacerlo es que guardemos el nombre de la categoría sin asignarle un Padre. Sin embargo, no podremos usarla y se desperdiciará si la dejamos de esta manera. En caso de hacerlo, usted puede volver a la misma ruta, buscar la categoría y asignarle un Padre para que pueda funcionar según lo requiera.

la única diferencia con la otra dorma de crear categorías, es que de este modo es necesario asignar un Padre y para esto es necesario que ya tengamos uno, si no es así, puede dar click sobre la lupa y allí sleccionar la opción Nuevo y se podrá crear el Padre. Para asignarle una categoría a un tercero damos click sobre Nuevo o el símbolo «más», se abrirá una nueva ventana y en ella podremos encontrar todas las categorías que hayamos creado, podemos seleccionar varias (esta parte es a consideración, depende de cada proceso, de cada persona/empresa) y luego damos click en OK. De esta manera el tercero ya tendrá una categorías asociadas.

Productos

Aquí se observan los productos creados en el Tryton y también en esta ruta pueden crearse nuevos productos y para ello, miraremos que elementos compone esta plantilla.

Nombre: nombre del producto. Código: número asignado automáticamente por el Tryton.

Nota

Esta plantilla está compuesta por diversas ventanas o subventanas que se podrán usar dependiendo de las particularidades de su producto.

Empecemos con la ventana General.

Tipo: clasifica el producto como un bien, un servicio o un activo.

Nota

Al frente de Tipo vemos tres casillas que podemos selecionar según la naturaleza del producto:

• Consumible si nuestro producto se usa para complementar otros productos o para consumo interno.

• Comprable si lo adquirimos de un Tercero (si no lo fabricamos).

• Vendible si se vende tal cual a los clientes (sin nigún tipo de transformación).

• Repuesto reposición de partes.

• Es equipo

Advertencia

Dependiendo de la naturaleza seleccionada se habilitarán otras partes de la plantilla o ventanas para darle más características a nuestro producto.

Si elegimos la opción Activo solo se habilitan las opciones Comprable, Vendible. Si elegimos la opción Servicios se habilitan las opciones Comprable, Vendible y Actividad de Mantenimiento. Si es un Bien se habilitan las opciones descritas en la nota anterior.

Al seleccionar la opción Consumible no hay alteración alguna en la plantilla. Al seleccionar la opción Comprable se agrega la pestaña de Proveedor. Al seleccionar la opción Vendible se agrega la pestaña de Clientes. Al seleccionar la opción Es equipo se agrega la pestaña Características. Al seleccionar la opción Repuesto no hay alteración alguna en la plantilla.

Advertencia

Las opciones Es equipo y Repuesto, no pueden seleccionarse al tiempo.

Continuando con la ventana General.

UdeM por defecto: son las unidades en las que se vende el producto, por kilo, gramo, litro, etc. Precio de venta: es el valor al cual vendemos a nuestros clientes, al consumidor final. Precio de costo: y este es el valor al cual compramos los insumos para fabricar nuestro producto o también el producto terminado para revenderlo. Método de coste: en esta opción hay dos opciones, Promedio y Fijo (se explicó en las configuraciones del producto).

Nota

En la subventana Variantes solo debemos indicar el Precio de costo. En la subventana Categorías se asignan aquellas que usted considere.

Posteriormente encontraremos un cuadro de texto libre en el que podrá escribir la descripción del producto en cuestión.

Pestaña Cliente.

En esta plantilla agregamos a los Terceros/Clientes que estén interesadon en el producto. Se pueden asignar las unidades de medida en que se comercializa el producto con el cliente en cuestión.

Pestaña Proveedor.

En esta plantilla agregamos a los Terceros/Proveedores que le suministren el producto. Se pueden asignar las unidades de medida en que se comercializa el producto con el proveedor en cuestión.

Pestaña Imágenes.

Podrá colocar una imagen del producto.

Pestaña Atributos.

Podrá ubicar los Grupos de atributos a su producto.

Pestaña Contabilidad.

Se ubica la categoría contable que relaciona las cuentas que se moverán al tiempo que el producto en cuestión se vende y se compra.

Advertencia

En este aspecto es recomendable asesorarse de su contador.

Pestaña Medidas.

En esta plantilla se ubicarán las dimensiones que tiene el producto.

Longitud, Altura, Ancho, Peso, Volumen.

También puede indicar cuales son las condiciones ambientales ídoneas para el uso y almacenamiento del producto en cuestión. Estas medidas se encuentran por defecto en grados celsius o como se conoce normalmente, grados centígrados.

Si el producto tiene algunas propiedades eléctricas, puede seleccionar la opción que le hace mensión y al hacerlo, podrá indicar la frecuencia y el voltaje en corriente alterna y directa, que el equipo requiere.

Pestaña Características.

Es la hoja de vida del producto. Podrá ubicar:

Marca, Modelo, Referencia, País de origen, Software, Vida útil, Garantía, Observaciones.

Hay campos especiales como:

Tipo de Equipo: Accesorio, mobiliario, refracción. Uso: Apoyo, básico, medio. Clase biomédica: Diagnóstico, rehabilitación. Tecnología principal: Eléctrico, electrónico, neumático, hidraúlico, mecánico.

En estos campos deberá seleccionar las opciones que se ajusten al producto.

Nota

En esta hoja de vida del producto se puede indicar si el equipo requiere calibración, de ser así, al seleccionar dicha opción se habilitará otra pestaña.

Pestaña Calibración.

En esta parte deberá ubicar Incertidumbre patrón su respectivo coeficiente de patrón; Patrón K, el tipo de resolución de la calibración y el Subíndice i de la calibración.

Cada uno de estos valores deberá ser proporcionado por el datasheet del producto, en el Tryton no se encuentran preinstalados dichos valores.

Al dar click en Guardar el producto quedará almacenado en la base de datos del Tryton.