Módulo de Logística

El módulo Stock proporciona los conceptos fundamentales necesarios para la gesión de las existencias. Esto incluye el seguimiento de donde está el stock, cuánto hay disponible, además, comprobar y corregir los niveles de existencias. Tamién permite mover las existencias de un lugar a otro y entregarlas los clientes y proveedores.

Configuración

La Configuración del módulo contiene ajustes que se utilizan para configurar el comportamiento y los valores por defecto de las actividades relacionadas con el stock, incluyendo las secuencias utilizadas para generar números de envío.

Secuencias

Nota

Recuerde que las Secuencias tienen la misma lógica, solo que esta vez, la numeración se usa para el movimiento de inventarios, devoluciones, traslados, envíos para clientes/proveedores y demás acciones relacionadas con el inventario. Se debe aclarar que entre los movimientos de inventario hay algunas subdivisiones, por ejemplo, las entradas y las salidas, aunque hacen parte del stock el movimiento es distinto, por tanto el Tryton hace la distinción entre ambos procesos.

Las secuencias que encontramos son:

• Secuencia de albaránproveedor: el stock aumenta al realizar una compra a un proveedor.

• Secuencia de albaráncliente: el stock se reduce al hacer una venta.

• Secuencia de albarán interno: son movimientos internos, puede ser por zonas de una misma bodega o entre bodegas, depende de cada empresa. Se maneja esta distinción pensando en que es diferente un producto almacenado y otro que esta a punto de salir, incluso entre stock que luego debe ser movido para una transformación a un producto final.

• Secuencia de albarándevolución proveedo disminuye el stock porque se hacen devoluciones de alguna compra.

• Secuencia de albarándevolución clnte: aumenta el inventario porque ingresan productos que se habían vendido.

• Transito de albaranes internos: en complemento con la secuencia interna, también se le da una numeración al movimiento de ese inventario.

• Secuencia de inventarios: es el stock que queda después de contabilizar cada movimiento.

Algunas empresas no manejan inventario o su traslado de una bodega a otra, o desplazamientos entre la misma bodega dividida por zonas, pero es problable que requiera alguna de las secuencias encontradas en la configuración del Tryton. Puede usar las que hay por defecto o puede generar unas nuevas.

Ubicaciones

Una ubicación representa el lugar donde se almacenan las existencias, la cual puede ser física, como una estantería, o una ubicación virtual.

La forma de organización es a través de una estructura en la que cada ubicación (en el tryton) tiene una ubicación. Las localizaciones pueden tener varias o ninguna sub-ubicación, y también tiene la posibilidad de restringir una ubicación a un solo nivel de hijos (como en las Categorias). Esto permite utilizar una optimización que mejora el rendimiento del cálculo de la cantidad de existencias.

Los almacenes son ubicaciones especiales que representan un almacén físico y como tal pueden tener una dirección, a su vez, relacionada con un tercero. También suelen estar divididos en un conjunto de ubicaciones, cada una de ellas con una finalidad, por ejemplo, la entrada, la salida o el almacenamiento de existencias.

Nota

Incluso existe una ubicación que hace referencia al «almacén» del cliente, lo que quiere decir que el producto vendido ya ha sido entregado. Esto se interpreta como una disminución en el stock.

La ubicación principal del Tryton se llama Almacén y tiene tres subdivisiones; Zona de almacenamiento, Zona de entrada, Zona de salida. Hay otras zonas, pero estas no hacen parte de la empresa como tal, hacen parte del proveedor y del cliente, en otras palabras, el Tryton cuenta con bodegas externas a su empresa, para tender un mejor control de las entradas y salidas de los inventarios. Además, hay otras dos zonas, la primera se refiere al transito o traslado de una mercancía a otra, pero en el interior de su bodega o almacén y la segunda, a las existencias perdidas o mal contadas que posteriormente aparecieron.

Nombre	Propietario
Almacén	Su empresa
Zona almacenamiento	Su empresa
Zona de entrada	Su empresa
Zona de salida	Su empresa
Transito	Su empresa
Cliente	Terceros/cliente
Proveedor	Terceros/proveedor
Perdido y encontrado	Su empresa

Aquí podemos ver claramente a que empresa pertenece acada ubicación que el Tryton tiene por defecto.

Ahora, las únicas que tienen una relación entre Hijo-Padre son las siguientes:

• Almacén

  • Zona de almacenamiento

    • Zona de entrada

  • Zona de salida

las demás ubicaciones no tienen una subdivisión, pero nos ayudan a entender el movimiento de las mercancías.

Advertencia

Para crear una ubicación debemos tener presente un campo denominado Tipo de ubicación, pues de este depende, no solamente la plantilla con la cual creamos la ubicación, sino también, su funcionamiento en el proceso de movimientos de inventarios y con ello, la veracidad de la información para interpretar la contabilidad.

Como se dijo anteriormente, el Tipo de ubicación determina cvarias cosas, entre ellas como se crea. Veamos entonces como crear una ubicación principal o Padre.

• Tipo de ubicación: Bodega.

• Tipo de ubicación: Almacenamiento.

Períodos

En Tryton un Periodo de acciones se utiliza para agrupar todos los movimientos de acciones hasta una fecha determinada y que también se hayan realizado después de la fecha de cualquier período de existencias anterior. Esto permite que los niveles de stock para los productos en todas las existencias pueda ser calculado para la fecha del período.

Al crear un registro nuevo, encontraremos los siguientes campos en la ruta:

• Logística

  • Configuración

    • Períodos

Empresa: su empresa. Estado: depende del proceso de los movimientos. Aquí solo podremos encontrar los estados; Borrador y Cerrar. Fecha: fecha límite en la cual los movimientos de existencias deben haberse ejecutado.

Tiempo de espera entre ubicaciones

Esta configuración indica la espera para mover un stock de una ubicación a otra. Es bastante sencilla su composición, solamente se requiere indicar de el lugar de partida del stock, al lugar de destino, y una duración o el tiempo de espera. El formato para la hora se encuentra en HH:MM:SS (Horas, Minutos, Segundos).

Albaranes

La definición técnica de Albaranes refiere a un documento de carácter mercantil que sirve como acreditación justificante de la entrega de una determinada mercancía. Para este caso, el caso de Tryton, también son registros que nos darán certeza sobre los movimientos de inventario o stock de su empresa.

Como ya se ha mencionado, hay varios tipos de ubicación, en ese sentido, también hay varios tipos de albaranes.

Albaranes de proveedor

Aquí se registran los inventarios que llegarán a través de una compra (entrada). Al dar click en Nuevo se abrirá una plantilla con los siguientes campos:

Referencia: campo no obligatorio que puede usar para referenciar un documento externo o físico, por ejemplo, una orden de compra. Número: para uso del Tryton. Proveedor: a quien se compra. Campo obligatorio. Dirección de contacto: dirección del proveedor o en defecto, su bodega. Fecha estimada: es la fecha en la que hará efectivo la entrada del stock. Fecha efectiva: fecha en la que llega el stock. Empresa: su empresa. Bodega: se debe indicar el almacen principal.

Nota

Si usa un almacén diferente al que Tryton tiene por defecto, debe seleccionarlo. Si usa varios almacenes principales, debe elegir el almacen al cual entrará el stock.

En esta plantilla nos encontraremos con 3 pestañas; Movimientos de entrada, movimientos internos e información adicional. En las dos primeras pestañas encontramos una subventana para seleccionar los movimientos que indican la entrada del stock.

Ahora, para la devoluciones de albaranes de proveedores:

Nota

Cuando realizamos una compra y la llevamos hasta su último estado; Proceso, se crea de manera automática una Factura de proveedor y cuando llevamos la factura al estado de Contabilizada, se genera el movimiento de inventario. En los albaranes de proveedor, al crear el movimiento se puede relacionar con las líneas de la compra o la factura, y al recibir el pedido debemos dar click en el botón RECIBIR y de esta manera se efectuará el pedido sumándolo al inventario.

Albaranes de clientes

Los albaranes de cliente son bastante similares a los de proveedor, en particular el cambio que tiene es que el stock se ve disminuído, pues este registro denota una salida. Otro de los cambios es el tercero, ya que este va dirigido a clientes. La plantilla para la creación de este tipo de albaranes posee los mismos campos (con excepción de los ya explicados) y las mismas pestañas.

Al generar una venta y llevarla hasta el estado Proceso se genera una Factura de cliente y al contabilizar dicha factura se crea el movimiento de inventario asociado. A su vez, en los albaranes de cliente debe confirmarse el despacho del stock en dirección al cliente, para que de esta manera se proceda a reducir el inventario.

Y para las devoluiciones, recordemos que en este caso serían entradas de inventario, ya que es el cliente quien las devuleve por x o y razón.

Albaranes internos

Estos cambian en relación a terceros y a ubicaciones, es decir, no se debe especificar terceros porque es un movimiento que solo compete a su empresa y porque este movimiento representa un traslado de la mercancía de una bodega a otra, o de una zona a otra.

Los campos que encontraremos en esta plantilla son:

Referencia: campo no obligatorio que puede usar para referenciar un documento externo o físico, por ejemplo, un pedido o similar. Número: para uso del Tryton. Desde ubicación: zona de donde sale el stock. A ubicación: zona a la que ingresa el stock. Fecha estimada: cuando se espera completa el albarán. Fecha inicio estimada: cuando se espera que sea enviado. Fecha efectiva: cuando se completo realmente el albarán. Fecha inicio estimada: cuando se enviaron realmente las existencias. Empresa: su empresa.

Luego podremos ver dos pestañas; Movimientos e Información adicional.

Inventarios

El concepto Inventario se utiliza para ayudar a comprobar y corregir la cantidad de stock almacenado en una localización. Cada inventario tiene un conjunto de líneas, una por cada producto que está, o debería estar, en la ubicación especificada. Así pues, cada línea tiene una cantidad esperada y una cantidad real. La primera se utiliza para mostrar la cantidad de existencias que se espera que haya en la ubicación y la segunda se utiliza para registrar la cantidad de existencias que realmente se encuentran allí.

Cuando se confirma el Inventario se actualizan las existencias en la ubicación mediante un conjunto de movimientos de stock y estos movimientos corrigen el stock en la ubicación, lo hacen transfiriendo el stock desde y hacia la ubicación perdida y encontrada asociadas a la ubicación que se está comprobando.

En Tryton hay varias formas de ver las cantidades de stock del producto, también puede ver fácilmente cuál era la situación de las existencias en cualquier momento del pasado y tener una idea de cuál será la situación de las existencias después de cualquier movimiento de stock.

Advertencia

Tryton está diseñado para permitirle crear movimientos de acciones incluso si crea un stock negativo.

En el caso de los almacenes normales, los niveles de stock negativos indican que se han utilizado más stock de lo que había disponible. Esto sugiere que puede haber movimientos entrantes en la ubicación que aún no se han realizado o que tal vez se ha cometido un error en su ingreso y puede resolverse comprobando y corrigiendo los niveles de existencias.

Sin embargo, aunque es posible crear un stock negativo, usted normalmente utiliza envíos para ayudar a gestionar el inventario y un proceso de asignación de envíos respetarán la disponibilidad de las existencias y no le permitirán crear existencias negativas, a menos que se les obligue a hacerlo.

Truco

Puede ver el stock desde el menú:

• Logística

  • Ubucaiones

Verificando el inventario

Hay una serie de cosas como errores de selección, daños y robos, que pueden causar que los niveles de stock en Tryton no coincidan con la cantidad real de stock disponible. Tryton le permite comprobar y corregir estas discrepancias realizando un inventario de una ubicación, este proceso también se denomina a veces toma de existencias, recuento de existencias o control de inventario.

Advertencia

La frecuencia con la que se necesita hacer esto y en qué medida, depende mucho de su de su empresa. Puede hacerlo una vez al año, al final de su ejercicio fiscal, o continuamente.

Cuando cree un nuevo inventario, puede utilizar el botón COMPLETAR para complementar la creación del inventario. Esto añade una línea al inventario para cada producto que se espera que esté en la ubicación. La forma de contar las existencias dependerá de la organización de su almacén. Si cada producto está todo junto y es fácil de contar, entonces puede introducir los totales directamente en la columna Cantidad Si hay muchas líneas diferentes en la ubicación, o no todos los productos están juntos, entonces puede iniciar el asistente de recuento usando el botón RECUENTO para introducir las cantidades sobre la marcha. En este caso, las cantidades múltiples del mismo producto se sumarán automáticamente.

Una vez terminado el inventario, utilice el botón CONFIRMAR para corregir los niveles de stock en Tryton.

Movimientos

En Tryton un Movimiento representa la transferencia de una cantidad determinada de un producto entre dos diferentes ubicaciones. A menudo los movimientos de stock se agrupan en un envío.

Nota

Si su empresa ofrece servicios y cuando fueron creados en Tryton se habilitó como Servicios, no aparecerá en los movimientos o se le podrá asignar alguno, pues los servicios no se representan en cantidades físicas.

Un movimiento de valores registra la fecha prevista para el movimiento y también su fecha efectiva, que es cuando el movimiento realmente ocurrió. Algunos movimientos de stock también están asociados a precios unitarios y de coste. Rsto permite calcular el valor de las existencias en cualquier momento y actualizar los precios de coste de los productos en función de las existencias y que los precios de coste de los productos se actualicen en función de los movimientos de stock.

Un movimiento de stock se asigna cuando este ha sido reservado y no puede ser asignado por ningún otro movimiento de stock. Cuando se intenta asignar un movimiento de stock, Tryton examina las ubicaciones de origen del movimiento y sus subdivisiones buscando el stock que se necesita para completar los movimientos de stock.

Si se encuentra el stock, se cambia la ubicación de origen del movimiento o el movimiento de stock se divide en varios movimientos, cada uno de los cuales puede tomar las existencias de una subdivisón diferente. Si no hay suficiente disponibilidad para asignar completamente el movimiento de stock, entonces el resto se deja en un movimiento de stock que no se asigna.

Nota

Si su empresa maneja productos consumibles, el Tyton siempre asignará stock a esos productos, caso contrario si solo son vendibles.